Una decisión es una elección entre distintas opciones o posibilidades, que se toman para resolver problemas o aprovechar oportunidades. Pero si no tenemos el principal insumo: la información de manera oportuna y disponible nada será posible. Muchos Directores y Gerentes, no llegan a una solución real, porque no saben lo primero: identificar el “problema causa”, siempre se enfocan en los “problemas efecto”. Necesitamos tecnología de información.
Léase, en cualquier caso: problema = Oportunidad de Mejora = Problemática = Proceso; pero para simplificar el entendimiento lo llamaremos “Proyecto” bajo el enfoque “Problema-Solución”.
Para tomar decisiones efectivas, recomiendo seguir un proceso: metodología base del Six Sigma.
DEFINIR: Formular el Proyecto
Implica definir los objetivos del proyecto en base a un modelo preliminar del problema que contemple las siguientes actividades:
- Definir al equipo de Trabajo.
- Recolectar necesidades y expectativas de los involucrados.
- Identificar problemas u oportunidades de Mejora.
- Establecer objetivos preliminares, plazos y costear actividades.
Herramientas recomendadas:
- Ficha del Proyecto, para consolidar Objetivos, Plazos, Costos.
- Cuadro Bidimensional, para determinar la importancia de elementos en base a dos variables.
- Diagrama de Caracterización, para entendimiento general del sistema.
MEDIR: Establecer Sistema de Medición
Medir la frecuencia y posibilidades de errores para establecer metas en base a recolección de información numérica interna y de la competencia. Actividades sugeridas:
- Establecer el Flujo del Proceso.
- Establecer elementos claves del problema
- Definir Indicadores relevantes.
- Recolectar información numérica.
- Validar el Sistema de Medición para emplearlo en fases siguientes.
Herramientas recomendadas
- Fichas de Indicadores para precisar las mediciones y las fuentes de los mismos
- Flujograma de Procesos, para Identificar elementos claves.
- Benchmarking, para definir metas realistas y relevantes.
ANALIZAR: Estructurar Problema y Soluciones
Profundizar en las causas que determinan los errores y definir oportunidades de mejora priorizándolas. Actividades sugeridas:
- Analizar relaciones Causa – Efecto
- Validar relaciones en base a los Indicadores
- Definir alternativas de solución.
Herramientas recomendadas
- Diagramas Causa-Efecto para identificar elementos determinantes de las salidas.
- Lluvia de Ideas combinada con Diagramas de Afinidad y Grupo Nominal para seleccionar ideas más importantes
IMPLANTAR: Seleccionar y Aplicar Soluciones
Definir los elementos específicos que serán cambiados y las metas finales. Desarrollar el proyecto de cambio. Actividades sugeridas:
- Seleccionar alternativas a Implantar
- Plan definitivo del Proyecto
- Implantar soluciones
Herramientas recomendadas:
- Reporte de Gestión para hacer un seguimiento sistemático del proyecto.
- Diagrama de Pareto para seleccionar las soluciones que aportan mayor valor
CONTROLAR: Asegurar Mejora Continua
Implantar un Sistema de Monitoreo para prevenir que se retorne prácticas anteriores y se identifique problemas adicionales.
- Monitorear el proceso para identificar intentos de “volver al pasado”
- Identificación de problemas adicionales
Herramientas recomendadas
- Tablero de Control, para establecer sistemas de incentivos para los involucrados.
- Benchmarking, para mantener el proceso dentro de parámetros competitivos.
- Definir roles y responsabilidades en las actividades de mejoramiento.
Recomendaciones finales
- Para tomar decisiones la materia prima fundamental es la información formal, soportado en una buena plataforma TI con información on line. Analizar cifras luego de un periodo, es como realizar autopsia gerencial.
- No se focalice en una sola fuente de información, menos sobreestime o subestime el valor de la información recibida de otros.
- Deje participar a sus colaboradores y escuche, présteles atención.
- Considere la educación o preparación, el nivel decisional, sus valores y creencias, la motivación y expectativas de las personas.
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