Con el actual “IAfiebrismo” muchas organizaciones se lanzan a la automatizar tareas aisladas buscando soluciones rápidas a desafíos operativos usando la IA Generativa, o incipientes mal denominados Agentes IA.
Ya sea a través de scripts, RPA o inteligencia artificial, el objetivo es casi siempre el mismo: reducir costes, acelerar procesos o minimizar errores humanos.
Sin embargo, esta visión fragmentada —centrada únicamente en tareas individuales— pasa por alto un principio fundamental de la Gestión por Procesos (BPM): la clave no reside en automatizar más, sino en automatizar mejor. Y esto solo es posible cuando se orquesta el proceso de principio a fin, idealmente con el respaldo de una plataforma BPMS (Business Process Management Suite).
La trampa de la automatización sin contexto
Automatizar sin una comprensión profunda y un rediseño del proceso es tan ineficaz como intentar poner un motor de Fórmula 1 en una bicicleta: se obtiene una potencia descontrolada en una estructura totalmente inadecuada.
La automatización de tareas sin una visión sistémica puede generar cuellos de botella inesperados, inconsistencias operativas, una preocupante falta de trazabilidad y, en última instancia, decisiones desalineadas con la estrategia global de la empresa.
Muchas organizaciones han caído en esta trampa, multiplicando el despliegue de robots o algoritmos que operan sobre procesos intrínsecamente defectuosos, sin un rediseño previo ni una gobernanza clara.
¿El resultado? Una nueva capa de complejidad que es extremadamente difícil de mantener, escalar o auditar. Se crea un laberinto tecnológico en lugar de una solución eficiente.
La Orquestación de Procesos: El Enfoque Estratégico Indispensable
La verdadera transformación operativa exige un enfoque mucho más profundo: la orquestación de procesos. Esto significa gestionar de forma integral todas las tareas, decisiones, interacciones humanas y acciones automatizadas que componen el ciclo de vida de un proceso, desde su inicio hasta su finalización. Aquí es donde un BPMS se convierte en una herramienta absolutamente esencial.
Un BPMS va mucho más allá de simplemente modelar procesos con BPMN 2.0. Su función principal es orquestar flujos de trabajo, definir reglas de negocio complejas, gestionar eventos en tiempo real, integrar sin fisuras sistemas y usuarios, controlar versiones para asegurar la coherencia, medir el rendimiento en tiempo real y permitir cambios ágiles.
Es el verdadero núcleo operativo que logra alinear de manera efectiva a personas, tecnologías y la estrategia empresarial.
Orquestar no es simplemente coordinar; es gobernar el proceso con inteligencia, visibilidad total y una adaptabilidad crucial. Implica automatizar con la lógica de negocio ya integrada, con datos contextuales relevantes y con decisiones que son completamente trazables. Sin esta orquestación, la automatización se vuelve frágil, propensa a fallos y, finalmente, desalineada con los objetivos organizacionales.
Automatización Sí, Pero Siempre con Propósito
Adoptar un enfoque de automatización alineado con BPM implica responder a tres preguntas clave antes de cualquier implementación:
- ¿Este proceso aporta valor estratégico? No todos los procesos son candidatos idóneos para la automatización. Solo deben automatizarse aquellos que impactan directamente en la experiencia del cliente, la eficiencia operativa, que representan una diferenciación competitiva significativa o que respondan a un objetivo estratégico concreto.
- ¿Está el proceso optimizado? Automatizar un proceso sin haberlo mejorado previamente equivale a institucionalizar sus ineficiencias. La mejora continua debe ser un prerrequisito fundamental para cualquier automatización que busque ser sostenible y efectiva a largo plazo.
- ¿Está alineado con la arquitectura de procesos de la organización? Toda iniciativa de automatización debe encajar de manera coherente dentro del mapa general de procesos y el modelo operativo de la organización. No debe funcionar como un parche aislado, sino como una pieza integral.
Solo cuando estas preguntas se abordan de manera rigurosa, la automatización se transforma en una poderosa palanca de transformación, en lugar de convertirse en una fuente adicional de caos digital.
Sin Orquestación, No hay Escalabilidad en la era de la Automatización Inteligente
En la era actual de la automatización inteligente (AI-driven automation), donde convergen tecnologías como la Inteligencia Artificial, la minería de procesos y la RPA, el BPMS actúa como el verdadero cerebro y la columna vertebral de la organización:
- Cerebro, porque es la plataforma que define los flujos del proceso, las reglas de negocio, facilita las decisiones automatizadas y permite establecer caminos alternativos según condiciones dinámicas y cambiantes.
- Columna vertebral, porque articula e integra a personas, sistemas, cosas, agentes IA, robots y diversas tecnologías en una única plataforma coherente y funcional.
Además, un BPMS moderno permite medir, auditar, rediseñar y evolucionar los procesos de forma continua. Esto es crucial para alcanzar una verdadera madurez en la gestión por procesos y asegurar la adaptabilidad de la organización.
Automatizar sin un BPMS es comparable a tener una orquesta de muchos músicos tocando sin partitura ni director: el resultado es ruido en lugar de una sinfonía armoniosa. La orquestación es lo que permite escalar la automatización de manera efectiva, mantener el control total sobre las operaciones, asegurar el cumplimiento normativo y, lo más importante, mejorar de forma significativa la experiencia del cliente.
La automatización no es un fin en sí misma; es un medio. El verdadero fin es alcanzar la excelencia operativa, y esta solo se logra con procesos optimizados, gobernados y, crucialmente, orquestados de principio a fin.
Como indico en el Modelo de Madurez en Gestión por Procesos (BPMM) que diseñé en 2014, insisto en que no puede haber automatización inteligente sin una madurez organizativa previa. El pilar de “Tecnologías” del BPMM es solo uno de los siete. Los demás pilares —Estrategia, Procesos, Personas, Gobierno, Métodos y Cultura— son igualmente esenciales y deben estar alineados.
Automatizar sin tener en cuenta y alinear estos pilares es construir sobre terreno inestable. Con una gestión por procesos madura y un BPMS robusto, la automatización se convierte en un instrumento estratégico fundamental, no solo en una herramienta técnica aislada.
La automatización de tareas —con o sin IA— puede ser útil, pero por sí misma no es suficiente para la transformación. La verdadera ventaja competitiva y la eficiencia se logran cuando se orquesta el proceso completo, con un propósito claro, una alineación estratégica bien definida y una gobernanza sólida.
En el dinámico mundo digital actual, donde la agilidad, la experiencia del cliente (o ciudadano) y la eficiencia son diferenciadores clave, solo las organizaciones que entienden la importancia de orquestar sus procesos con un BPMS estarán verdaderamente preparadas para escalar, innovar y liderar el mercado.
Autor: Pedro Robledo
